Законодательные требования

Сроки хранения документов по охране труда и периоды хранения, закреплённые в перечне, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (раздел 7.3.).

Сроки хранения документов по временным периодам

1 год

Следует сохранять наряды-разрешения на выполнение работ в условиях воздействия вредных и опасных производственных факторов, выполнение особо опасных и вредных работ, а также журнал регистрации таких нарядов (в случае возникновения производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве — 45 лет). Кроме того, необходимо сохранять списки (реестры) на выдачу средств индивидуальной защиты, моющих и обезвреживающих средств, молока и других равноценных пищевых продуктов, лечебно-профилактического питания.

3 года

Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) о снабжении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, моющими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием должны храниться в течение 3 лет.

5 лет

Документы по охране труда, такие как сертификаты безопасности, документы, описывающие состояние охраны труда и меры по ее улучшению, договоры добровольного страхования сотрудников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, документы и протоколы обучения сотрудников по охране труда, а также переписка по вопросам охраны труда, должны храниться в течение 5 лет.

45 лет

Документы по СОУТ (система оценки условий труда) должны храниться 45 лет (при наличии вредных или опасных условий труда — 50 лет, если документы завершены после 1 января 2003 года, и 75 лет, если они завершены до 1 января 2003 года), а также журналы и книги учета инструктажа по охране труда, документы и книги регистрации, базы данных о несчастных случаях на производстве и учета аварий.

50-75 лет

Списки сотрудников, работающих на производстве с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда, их табели и наряды, протоколы и заключения психофизиологических обследований сотрудников, а также документы о расследовании и учете профессиональных заболеваний должны храниться 50 или 75 лет в зависимости от того, когда были завершены документы: 50 лет для документов 2003 года или позже, 75 лет для документов до 2003 года.

---

---

Рекомендации по хранению документов

Для обеспечения сохранности документов по охране труда рекомендуется:

• Создать систему архивного хранения, которая будет обеспечивать защиту документов от порчи, утраты и несанкционированного доступа.
• Организовать учет документов, присваивая каждому документу уникальный идентификационный номер, который позволит быстро найти нужный документ в архиве.
• Регулярно проводить проверку сроков хранения документов и своевременно уничтожать те, которые уже не нужны.
• Обеспечить доступ к документам по охране труда для сотрудников предприятия и проверяющих органов.
• Внедрить систему электронного документооборота, чтобы упростить процесс хранения и поиска документов.
• Проводить обучение персонала по работе с документами и архивом.

Заключение Сроки хранения документов по охране труда определяются законодательством и зависят от типа документа. Для обеспечения их сохранности необходимо создать надежную систему архивного хранения и обеспечить доступ к документам для всех заинтересованных лиц.

Нарушая сроки хранения документов по охране труда, Вы рискуете попасть под административную ответственность. Если проверяющие не найдут нужный журнал инструктажа по ОТ, книгу учета проверки знаний или отчет по СОУТ, то они вправе оштрафовать как должностное лицо, так и компанию.

Узнайте минимальный перечень документов по охране труда

Поделиться